Co to jest kod EAN oraz jak go uzyskać?

Kody EAN, czyli europejskie kody towarowe (European article number) to rodzina kodów kreskowych stosowana w celu usprawnienia operacji w różnych branżach. Stosowana jest na wszystkich produktach na świecie. Zwykle pierwsze 3 cyfry kodu to prefiks kraju (dla polski jest to 590). Nie oznacza to jednak, że dany produkt został wyprodukowany w Polsce, czy nawet dana firma ma siedzibę w Polsce. Co to jest kod EAN i jakie jego rodzaje wyróżniamy?

Rozróżnia się 4 wersje kodu EAN:
GTIN-13 (EAN-13) – 12 cyfr danych i jedna cyfra kontrolna
GTIN-8 (EAN-8) – 7 cyfr danych i jedna cyfra kontrolna
GTIN-14 (EAN-14 lub ITF-14) – 13 cyfr danych i jedna cyfra kontrolna
GS1-128 (EAN-128) – zmienna liczba znaków alfanumerycznych i jedna cyfra kontrolna.

Najczęściej stosowanym kodem jest EAN-13

Czy kody EAN na produktach są obowiązkowe?

Sprzedając produkty nie masz obowiązku prawnego umieszczania na nich kodów EAN. Możesz prowadzić własną sprzedaż produktów bez kodów kreskowych. Jednak coraz więcej sprzedawców w Polsce, decyduje się na ich umieszczanie lub samo przypisanie do produktu.

Import produktów z Chin – w jakich przypadkach kody EAN są wymagane?

Warto wspomnieć o tym, że mimo braku obowiązku prawnego, kody EAN są obecnie wymagane przez coraz większą liczbę portali handlowych w Polsce.

Chcąc sprzedawać produkty na Allegro, przy wystawianiu aukcji musisz uzupełnić kod EAN. Bez kodów nie będziesz miał możliwości sprzedaży na Allegro. To samo dotyczy sprzedaży na Amazon oraz Ebay.

Kody EAN naklejone na produktach są również wymagane w przypadku chęci skorzystania z usługi OFBA (One Fulfillment by Allegro) oraz FBA na Amazon (Fulfillment by Amazon). Fulfillment polega na tym, że wysyłasz swój towar do magazynu danego portalu, Allegro lub Amazona. Następnie to pracownicy danego magazynu zajmują się pakowaniem oraz wysyłką twojego towaru bezpośrednio do klientów. Kody EAN umieszczone na produktach są tu niezbędne do poprawnego zlokalizowania produktów na magazynie, uniknięcia pomyłek oraz kontroli stanów magazynowych twoich towarów.

Jeżeli zamierzasz sprzedawać swoje produkty w sklepach stacjonarnych czy nawet w dużych sieciach handlowych, kody EAN również będą tu niezbędne.

Gdzie kupić kody EAN?

Podmiotem odpowiedzialnym za przyznawanie kodow EAN w Polsce, jest GS1 Polska www.gs1pl.org. Firma chcąca przystąpić do programu, zobowiązana jest do uiszczenia opłaty rejestracyjnej oraz opłaty rocznej. Opłata rejestracyjna zależna jest od wielkości puli numerów EAN. Opłata roczna uzależniona jest od obrotu firmy za rok poprzedzający.

Opłaty za uczestnictwo w programie GS1 (Lipiec 2022)

Opłata rejestracyjna, w zależności od puli numerów EAN:

• do 10 numerów – 110,57 zł netto
• do 100 numerów – 250 zł netto
• do 1000 numerów – 500 zł netto
• do 10 000 numerów – 1000 zł netto
• do 100 000 numerów – 3000 zł netto

Opłata roczna, w zależności od obrotów firmy za rok ubiegły:

• do 2 mln zł – 110,57 zł netto
• 2-5 mln zł – 217,07 zł netto
• 5-10 mln zł – 546,34 zł netto
• 10-20 mln zł – 1090,24 zł netto
• 20-50 mln zł – 1965,85 zł netto
• 50-100 mln zł – 2837,40 zł netto
• 100-500 mln zł – 3711,38 zł netto
• powyżej 500 mln zł – 4582,93 zł netto

Co to jest kod EAN i jak go uzyskać?

Aby uzyskać własne unikalne kody EAN, należy się zarejestrować na stronie GS1, uiścić opłatę roczną wybrać pulę kodów oraz opłacić opłatę rejestracyjną. Czas oczekiwania na kody to zazwyczaj kilka dni roboczych. Po przydzieleniu kodów, należy je przypisać do danych produktów. W tym celu musisz uzupełnić wszystkie pola, takie jak:

• Rodzaj produktu
• Język
• Marka
• Podmarka
• Nazwa zwyczajowa
• Wariant
• Zawartość netto
• Jednostka
• Klasyfikacja GPC
• Kraj sprzedaży
• Status produktu na rynku
• Zdjęcie
• Adres strony www produktu
• Opis produktu
• Symbol wewnętrzny

Po kliknięciu „Zapisz”, do produktu zostanie przydzielony numer EAN.

Kody EAN pochodzące z innych źródeł – co to jest kod EAN i jak go zdobyć?

Od 1 marca 2021 roku, na Allegro dla przedmiotów o stanie „Nowy” wymagane jest podanie kodu EAN. Nie ma możliwości sprzedaży na Allegro nowych produktów bez nadanych kodów EAN. Sytuacja ta doprowadziła do powstania nowej branży. Handlu kodami EAN, które nie pochodzą bezpośrednio od GS1.

Należy pamiętać o tym, że każdy kod EAN jest przypisany do danej firmy. W przypadku zakupu kodów z innego źródła niż GS1, kupujemy kody już przypisane do innej firmy. Zazwyczaj są to kody z innych krajów, które są już w obiegu w danym kraju.

Kolejny problem z kodami nie pochodzącymi bezpośrednio od GS1, to łączenie baz danych portali handlowych z bazą GS1. Allegro od początku roku 2022 zaczęło walkę z kodami, które nie są zarejestrowane w bazie GS1. Obecnie uniemożliwia wystawianie nowych ofert z kodami EAN nie pochodzącymi od GS1.

Mając kody EAN nie pochodzące z GS1, narażasz się również na sytuację, w której ktoś będzie miał taki sam jak twój kod EAN. Przy handlu na Allegro i nieoklejaniu produktów kodami, nie jest to duży problem – wystarczy wymienić w Aukcji kod na nowy. Jeżeli jednak chcesz korzystać z pomocy Allegro lub Amazona, przy pakowaniu oraz wysyłaniu twoich zamówień do klientów, kody EAN musisz nadrukować lub nakleić na opakowaniu. W przypadku wycofania twojego kodu, musisz wysłać na swój adres wszystkie produkty, okleić je ponownie nowymi kodami kreskowymi oraz odesłać do magazynu spedycyjnego. Narazi Cię to na spore koszty oraz zamrozi twoją sprzedaż, stracony czas i pieniądze.

Nadanie produktom kodów EAN a oklejanie produktów kodami EAN – Co to jest kod EAN i kiedy jest konieczny?

W zależności od profilu twojej działalności, nie zawsze niezbędne będzie dla Ciebie oklejanie produktów kodami EAN. Jest to dość czasochłonny proces, a oddelegowanie oklejania innej firmie generuje koszty, które często nie są konieczne. Jeżeli sprzedajesz produkty na przykład na Allegro, a przy tym nie korzystasz z OFBA, sam wysyłasz swoje paczki. Nie musisz oklejać produktów kodami EAN. Wystarczy, że do każdego produktu przypiszesz unikalny kod EAN, a podczas wystawiania aukcji wpiszesz go w odpowiednią rubrykę. Takie zestawienie kodów przypisanych do produktów, możesz zrobić w tabelce w Excelu, aby uniknąć pomyłek. Zaoszczędzone w ten sposób pieniądze możesz przeznaczyć na rozwój twojej firmy.

Oklejenie produktów kodami EAN niezbędne będzie w przypadku, kiedy chcesz korzystać na Allegro z OFBA (One Fulfillment by Allegro) lub sprzedajesz na Amazonie w modelu FBA (Fulfillment by Amazon). Wtedy oklejanie produktów kodami EAN będzie niezbędne. Większość firm świadczących usługi fulfillment dla handlu internetowego, wymaga kodów EAN przyklejonych na produktach. Jest to dla nich bardzo duże ułatwienie – eliminuje pomyłki na magazynach oraz znacznie przyspiesza procesy logistyczne. Mając kody EAN na produktach oraz w zamówieniu, pracownik magazynu jest w 100% pewien, że wysyła do twojego klienta dokładnie ten produkt, który klient zamówił.

Duże sieci sklepów stacjonarnych, również wymagają umieszczania kodów EAN na produktach. Jeżeli więc zamierzasz współpracować z dużymi firmami, powinieneś zadbać o to, aby każdy twój produkt posiadał kod kreskowy na opakowaniu.

Przeanalizuj profil działania twojej firmy i sprawdź jakie rozwiązanie będzie dla Ciebie najlepsze.